Jobcenter verwaltet Akten jetzt digital

Aktenstapel, die auf Bürowagen durch Amtsstuben gerollt werden – solche Bilder hat fast jeder im Kopf, wenn er an Verwaltungstätigkeiten denkt. Diese Vorstellung ist jedoch häufig längst überholt, die Arbeitsagenturen und Familienkassen haben bereits auf digitale Akten umgestellt. Jetzt hat auch das Bremerhavener Jobcenter nachgezogen.

Bis zu neun Ordner pro Kunde

Akten, Akten, Akten: Beim Jobcenter Bremerhaven füllen manche Kunden nicht nur einen schmalen Ordner: „Bei manchen sind wir bei Band 8 oder 9 angekommen“, sagt Mitarbeiter Arnold Baumann über die Sammelwerke, die Anträge, Bescheide und sonstigen Schriftverkehr beinhalten. Papierberge, die eine Menge Lagerfläche benötigen. Aber damit ist jetzt Schluss. Die Bundesregierung setzt seit Jahren auf das „e-Government“. So nun auch im Jobcenter: Alle eingehenden Dokumente werden digitalisiert, um dann in elektronischen Akten abgelegt zu werden – ganz automatisch. „Das spart natürlich Platz“, sagt Phillip Henschel, der im Jobcenter für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist. Es gibt weitere Vorteile: „Auf die Akten kann jederzeit zugegriffen werden“, sagt Henschel.

Agentur für Arbeit ist Vorreiter

Wie das funktioniert, erläutert, Joachim Ossmann, Chef der Arbeitsagentur Bremen–Bremerhaven. Die Agentur für Arbeit hat bereits vor Jahren die Umstellung erfolgreich abgeschlossen. Anträge, die online gestellt werden, werden der E-Akte automatisch angehängt. „Früher war es so, dass es die Akte nur einmal gab“, so Ossmann. Wenn sie gerade in der Widerspruchsstelle gelegen habe, musste bei Nachfragen erst geguckt werden, wo sie war. Die digitale Akte sei jederzeit von verschiedenen Standorten abrufbar – Auskünfte seien somit leichter zu erteilen.

Zigtausende Akten werden gescannt

Aber es läuft nicht alles nur noch online: Wer einen Antrag schriftlich per Post schickt, dessen Antrag landet nicht in der Arbeitsagentur. „Die Post wird über die Postleitzahl quasi an uns vorbeigeleitet und geht ans Scanzentrum“, berichtet Ossmann. Was noch im Hausbriefkasten landet, wird gesammelt und ebenfalls ins Scanzentrum geschickt. Was dort gescannt wird – bis zu 10 000 Blätter in der Stunde sind möglich – wird der E-Akte der Kunden zugefügt. Rund 56 000 Blätter werden für den Bereich der Arbeitsagentur Bremen-Bremerhaven monatlich gescannt, für das Bremerhavener Jobcenter rund 40 000.

Manche Papier-Originale müssen sein

Was die digitale Antragstellung angeht, sieht es im Jobcenter noch anders aus: „Wir müssen viele Schriftstücke noch im Original sehen“, sagt Arnold Baumann über Dokumente, die beispielsweise relevant für die Geldleistungen sind. Henschel ergänzt: „Gerade in Zeiten von Photoshop könnten sie manipuliert sein.“
Noch hält das Jobcenter die bestehenden schriftlichen Akten vor – allerdings nur über einen Zeitraum von zehn Jahren. Danach werden sie von zertifizierten Unternehmen geschreddert. Laufen Widerspruchsverfahren beträgt die Aufbewahrungsfrist sogar dreißig Jahre.