Welche Aufgaben sollten Selbstständige automatisieren?

Für das effiziente Arbeiten ist es wiederum erforderlich, sich mit dem Thema „Automatisierung“ zu beschäftigen, denn digitale Helfer sparen einerseits Zeit und vermeiden andererseits Fehler.

Rechnungen, Mahnungen und Zahlungseingänge automatisieren

Ein Klassiker unter den Aufgaben, die zahlreiche Solo-Selbstständige unnötig viel Zeit kosten, ist die Buchhaltung. Diejenigen, die noch immer manuell Rechnungen in Word eintippen oder Zahlungseingänge in Excel nachverfolgen, haben einen übermäßig großen Aufwand. Diverse digitale Tools übernehmen diese Aufgaben hingegen automatisiert, wozu unter anderem das Mahnwesen, die GoBD-konforme Archivierung und ein zuverlässiger Steuerexport gehören.

Wenn sich Unternehmer die Rechnungsstellung erleichtern möchten, bieten sich unter anderem smarte Vorlagen, automatisierte Nummernkreise oder direkt angebundene Zahlungslösungen an. Oft genügen wenige Klicks, möchte man aus einem Angebot eine Rechnung erzeugen, diese per E-Mail verschicken und den Zahlungseingang überwachen lassen. Hierdurch entsteht mehr Übersicht bei weniger Aufwand.

Digitale Buchhaltungsroutinen mit Struktur

Finanzen und Steuern sind oft keine Lieblingsthemen von Unternehmern, werden aber schnell essenziell. Je nach Geschäftsfeld hilft eine digitale Buchhaltung bei Rechnungen und der Belegerfassung. Vor allem Apps sind praktisch, da Nutzer mit ihnen Quittungen direkt per Smartphone-Kamera scannen und nutzen. Außerdem erkennen solche Apps Beträge und ordnen sie automatisch zu. Das spart eine Menge Zeit und Ärger beim Jahresabschluss.

Hinweis: Laut einer Bitkom-Umfrage von 2023 nutzen 64 Prozent der Selbstständigen inzwischen digitale Buchhaltungslösungen. Der Trend zeigt, dass diejenigen, die frühzeitig auf Automatisierung setzen, schnell Routinen etablieren und spätere Fehler oder Rückfragen vom Steuerberater vermeiden.

Terminplanung und Kommunikation clever entlasten

Viele Selbstständige verbringen mehr Zeit mit dem Hin und Her um Termine als mit dem eigentlichen Geschäft. Dabei lassen sich Kalender und Terminbuchungstools problemlos miteinander verknüpfen. Zahlreiche Dienste umfassen dazu automatische Terminvergaben, inklusive Erinnerungs-Mails, Kalenderintegration und Zeitpuffer. Auf diese Weise wird die verfügbare Zeit optimal genutzt und Fehler wie Doppelbelegungen oder vergessene Termine kommen nicht länger vor.

Bei der Kundenkommunikation ist die Automatisierung ebenfalls hilfreich, denn oft erhalten Unternehmen regelmäßig ähnliche Anfragen, auf die immer gleich zu reagieren ist. In diesem Fall ist es sinnvoll, E-Mail-Vorlagen oder Chatbots zu nutzen. Die IHK Köln empfiehlt kleinen Unternehmen, standardisierte Prozesse für ein schnelleres und konsistentes Antwortmanagement zu entwickeln, zum Beispiel bei Rückfragen zu Angeboten oder Terminänderungen.

Projektmanagement per Mausklick

Viele Einzelunternehmer und kleine Teams arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig. Für einen besseren Überblick setzen immer mehr Unternehmen auf Plattformen, die Aufgaben, Deadlines und Zuständigkeiten strukturieren und automatisch an Fälligkeiten erinnern. Die Zeiterfassung lässt sich ebenso über integrierte Tracker regeln. Besonders hilfreich für Freelancer ist zudem der direkte Export von Arbeitszeiten in Rechnungsformate. Wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, ist es eine große Hilfe, wenn Kommentare, Dateien oder Checklisten direkt in der Aufgabenkarte hinterlegt sind. Hierbei handelt es sich quasi um ein digitales Whiteboard mit Struktur. Speziell dann, wenn Kunden aktiv mitwirken, versprechen solche Tools klare Abläufe und eine transparente Kommunikation.

Fehlerquellen und Zeitfresser gezielt ausschalten

Ein häufiger Stolperstein ist das Versenden von Angeboten oder Vertragsdokumenten per Mail. Das gilt vor allem dann, wenn rechtliche Fristen oder Signaturen nötig sind. Digitale Signaturtools sind in diesen Fällen eine Unterstützung dabei, Verträge rechtssicher und automatisiert zu verschicken. Das reduziert den Papierverbrauch und beschleunigt verschiedene Abläufe spürbar.

Automatische Backups und Cloud-Synchronisation gehören heute ebenfalls zur Grundausstattung. Immer wenn Dateien lokal gespeichert werden, besteht nämlich das Risiko eines Datenverlusts. Cloud-Dienste sichern hingegen diese Daten und ermöglichen zugleich ein paralleles Arbeiten an Dokumenten. Auch die Stiftung Warentest empfiehlt daher regelmäßige, automatisierte Sicherungen auf mindestens zwei voneinander getrennten Systemen.

Praxistipp: Bei der Einführung von Automatisierungen sollten Unternehmer lieber klein starten und die gewählten Lösungen konsequent ausbauen. Eine gute Faustregel lautet, dass ein Tool zur Automatisierung sinnvoll ist, sobald sich eine Aufgabe mehr als dreimal pro Woche wiederholt. Zeit ist insbesondere für Selbstständige schließlich das wertvollste Gut.